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Comunicação por e-mail, o remédio virou veneno?
Em: 04/11/2015 por: Alexandre Jacques

Um dos cursos mais requisitados do nosso portfólio é o de habilidades de comunicação (communication skills), onde os líderes são desenvolvidos com o propósito de elevar seu nível de comunicação e assim melhorar os resultados corporativos e reduzir os problemas.

Nos últimos anos temos encontrado em todas as empresas com que trabalhamos uma realidade em comum: a comunicação por email vem se tornando um enorme e quase insolúvel problema, tanto pela quantidade quanto pela qualidade dos conteúdos.

É inegável que existe hoje uma considerável quantidade de trabalhadores da gerações Y e Z (nascidos de 1978 em diante)  no mercado, e que eles estão absolutamente acostumados a se comunicar de forma virtual, basta ver o sucesso de aplicativos e redes sociais como whatsapp, facebook, instagram, dentre outros. Essa virtualidade na comunicação trouxe muitos benefícios na medida em que facilita os contatos, diminui distâncias e permite que até os mais tímidos possam se relacionar melhor do que o fariam de forma presencial.

Porém, o que por um lado é bom, por outro é muito ruim para o ambiente organizacional. Eu estou falando da impessoalidade e do distanciamento causado pela comunicação virtual. Em alguns momentos no trabalho nada é mais efetivo do que a boa e velha conversa olho no olho, onde se assumem compromissos que poderão resolver determinadas demandas.

100 emails por dia é a média que recebem os líderes da maior empresa americana de implementos agrícolas – cliente que atendemos recentemente.  Desses 100, uma grande parte são emails redirecionados que não precisariam ser copiados para os destinatários. Eu entendo que o registro via email é importante como uma evidência e que ajuda a determinar responsabilidades e dirimir as dúvidas da comunicação, mas lembre-se que a diferença entre o remédio e o veneno é a dosagem. Nesse caso podemos até dizer que estamos convivendo diariamente com uma overdose de emails e precisamos lidar com isso.

Deixar email para ler depois se torna uma saída necessária para atender ao Big data que estamos vivendo. O problema é que quando acumulamos emails não lidos aparece a ansiedade e a sensação de incapacidade por não termos cumprido nossa meta diária de atividade. O que é pior, por vezes deixamos de ver o que realmente é essencial em algum email importante devido a toda essa sobrecarga, daí passa um colega e pergunta: “você viu o email que te mandei?”  É o fim. A vontade é de dizer NÃO, NÃO VI E NÃO VOU VER!

Se não bastasse a quantidade de emails a qualidade da comunicação é por vezes uma coisa irritante, onde o emissor simplesmente dá inúmeras voltas e não consegue ter uma mensagem estruturada e de fácil compreensão. Essa dificuldade é substituída por longos e cansativos textos que poderiam ser mais objetivos e assim deixar de serem devoradores de tempo.

Então como viver com isso tudo?

Uma leitura obrigatória para melhorar a qualidade da comunicação escrita é o livro: Princípio da Pirâmide de Barbara Minto. Ele ensina como estruturar um texto de forma simples e poderosa.

Segue também cinco dicas para melhorar a sua qualidade de vida no trabalho e sua produtividade:

1. Organize um tempo do dia para ler e responder os seus e-mails, de preferencia no início da manhã e da tarde, podendo haver um tempinho adicional no final do dia para uma revisão e ajustes.

2. Copie somente as pessoas REALMENTE necessárias àquela mensagem. Isso poderá gerar um círculo virtuoso de mudança coletiva que, em algum momento, voltará e te beneficiará. Você já sabe que para mudar o mundo, o que podemos mudar é a nós mesmos. Então comece por você e o mundo poderá lhe seguir.

3. Caso você queira realmente fazer algo, que tal criar o dia ou o turno sem email, onde ninguém pode mandar email para ninguém e a comunicação terá que ser feita pessoalmente ou por telefone. O que você acha? Combine com todos do seu setor ou da sua empresa e veja o que acontece.

 4. Quando o assunto em questão for importante, urgente ou ambos, experimente antes falar pessoalmente com a outra parte e depois, se necessário, mandar um email para documentar o acordado.

5. Caso você esteja afetado emocionalmente pela mensagem recebida, o popular P… da cara, sugiro que você descarregue toda a sua ira e escreva o que lhe vem a mente, sendo realmente agressivo e violento em sua explanação, dê uma “voadeira” no teclado, mas tenha o cuidado de não enviar a mensagem nessa hora (deixe o endereço em branco). Aguarde um período de pelo menos uma hora. Depois leia o que escreveu e daí reescreva sua mensagem com muito mais calma e assim a possibilidade de sucesso será maior.

O email é necessário, mas em determinadas situações não substitui a conversa pessoal e assertiva. Precisamos agir para frear essa onda que está nos afogando, para que o benefício da tecnologia atenda nossas necessidades e resolva nossos problemas ao invés de criar outros piores.

Há poucos anos não sabíamos como usar o email, tudo era muito novo. Depois criamos um padrão e a coisa cresceu muito. Agora precisamos reaprender e melhorar.

O convite que te faço é que criemos uma nova onda, uma corrente do bem, experimentando fazer um uso mais consciente dessa maravilhosa ferramenta e que assim possamos influenciar as pessoas ao nosso redor que poderão influenciar outras e assim, de forma viral, criar um novo padrão de comunicação por email.

 

*Alexandre Jacques Professor pela Fundação Getúlio Vargas, Coach formado pelo ICI (Integrated Coaching Institute), MBA em Gestão de Pessoas pela Fundação Getúlio Vargas, consultor credenciado do SEBRAE/SC, Conferencista Internacional com trabalhos realizados na Argentina, Chile e Peru, Possui a habilidade de tornar maravilhosos os momentos de aprendizagem dos temas: Vendas e Liderança, Máster Practitioner em Programação Neurolingüística, É autor do livros: “Guia Rápido para o Líder em apuros de Sucesso”

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